Stranka se s podpisom pogodbe med drugim zaveže, da bo sproti obveščala SA o pomembnih spremembah, ki se nanašajo na pravni ali ekonomski status, lastništvo ali organizacijo, vodstvo oziroma ključno osebje, glavne politike delovanja, glavne vire, prostore, opremo, delovne postopke akreditirane dejavnosti ali na druge elemente, ki lahko vplivajo na akreditirano dejavnost. V primeru pričakovanih sprememb stranka vnaprej pošlje SA obvestilo o teh spremembah in načrt aktivnosti za prilagoditev spremembam. V primeru nepričakovanih sprememb stranka obvesti SA o spremembi nemudoma po njenem nastanku. Odvisno od ocene vplivov te spremembe lahko SA prosi stranko za dodatna pojasnila ali izvede izredni nadzor.

O kakšnih spremembah mora stranka obvestiti SA?

Stranka, ki je podpisnica veljavne pogodbe o akreditiranju, mora vsaj 3 mesece vnaprej obvestiti SA o spremembah pravnega statusa, kot so:

• sprememba registracije (npr. sprememba imena organizacije, naslova, dejavnosti, lastništva, organizacijske oblike),
• pripojitev k drugi organizaciji in hkrati ukinitev stare pravne osebe, ki ima pogodbo s SA,
• izločitev enote iz pravne osebe, ki je akreditirana, v samostojno pravno osebo,
• prenos aktivnosti na drugo pravno osebo (npr. prodaja oddelka, pri čemer stara pravna oseba ostane registrirana),
• združitev dveh akreditiranih organov (združitev postopkov in akreditacij).

Ob tem obvestilu mora stranka podati predviden časovni potek in obseg sprememb.

SA na podlagi pregleda dokumentacije odloči o potrebnih ukrepih za ohranitev zaupanja v akreditirani organ, pri tem pa upošteva načelo pravnega nasledstva in načelo postopnosti. Ukrepi SA so za različne spremembe pravnega statusa različni. Kadar SA oceni, da je za odločitev o ustreznem izpolnjevanju zahtev akreditiranega organa po novo nastalem stanju potreben ocenjevalni obisk, to preveri bodisi v sklopu rednega nadzornega obiska, v kolikor ta ni časovno zelo oddaljen, bodisi z izrednim nadzorom. Možni ukrepi SA lahko vključujejo tudi sklenitev nove pogodbe ter prenos oziroma izdajo nove akreditacijske listine in priloge k akreditacijski listini.

Podrobnejšo razlago o obravnavi in ukrepih ob spremembi pravnega statusa strank najdete v dokumentu S03 – Pravila akreditiranja.

V skladu s pogodbo in pravili postopka akreditiranja mora stranka SA obveščati tudi o drugih pomembnih spremembah, kot so:

• spremembe, ki se nanašajo na ekonomski status,
• spremembe v organizaciji ali položaju akreditirane dejavnosti
• spremembe ključnega osebja (osebje z vodstvenimi in/ali tehničnimi odgovornostmi)
• spremembe v sistemu vodenja (bistvene spremembe politik, ciljev, pravil ali postopkov)
• spremembe v prostorih, opremi ali drugih ključnih virih za opravljanje akreditirane dejavnosti.

V primeru pričakovanih sprememb mora stranka poslati vnaprejšnje obvestilo, skupaj s planom prilagoditve tej spremembi. O nepričakovanih spremembah obvesti nemudoma po nastanku te spremembe.